Protection des données personnelles

Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves et des parents ou responsables légaux

Gemmenich, le 1 er septembre 2021

Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves et des parents ou responsables légaux.

Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs mais également aux élèves majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire de l’élève, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à la scolarité de leur enfant.

Le responsable du traitement des données transmises est :

ASBL Collège Notre-Dame de Gemmenich dont le siège est sis : rue de Moresnet, 157 à 4851 Plombières (Gemmenich) et peut être contacté par mail à direction@cndqemmenich.be ou secretariat@cndgemmenich.be ou par téléphone au 087 78 52 97 ou au 087 78 52 97

Délégué à la protection des données (DPO) : BUCHKREMER Guillaume, Adesio, Basic+, rue du Verbois, 27 à 4000 Liège — g.buchkremer@adesio.be

  1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (interface virtuelle entre parents et professeurs, e-learning …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

 

  1. Que signifie traitement des données personnelles ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle oü sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …

 

  1. Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement, ou par des prestataires ayant présentés toutes les garanties nécessaires à la sécurité de vos données. Ils sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

Les sources des données personnelles sont la personne concernée elle-même, son entourage familial, le service de Promotion de la Santé à l’École, le Centre Psycho-Médicosocial, la Fédération Wallonie-Bruxelles ou l’équipe éducative de l’établissement scolaire.

Les catégories de destinataires des données personnelles peuvent être :

  • La personne concernée elle-même ;
  • Les responsables légaux de l’élève ;
  • L’équipe éducative et enseignante de l’établissement scolaire ; Le Service de Promotion de la Santé à l’École'(médecine scolaire) ;
  • Le Centre Psycho-Médicosocial;
  • La Fédération Wallonie-Bruxelles et Direction Générale de l’Enseignement Obligatoire ;
  • Établissements bancaires (gestion des paiements) et réviseur comptable
  • Autorités judiciaires (tribunal de la famille, parquet, délégué aux droits de l’enfant etc.) ; Organismes sociaux (SAJ, SPJ, SOS Enfants, etc.) ;
  • Services d’assurance (en cas de sinistre nécessitant des données d’identification) ; Partenaires d’activités externes (classes vertes par exemple) ;
  • Fournisseurs de service : mesbulletins.net
  1. Engagement de l’établissement

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en accédant et en utilisant le Site ou la plateforme de l’école, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

Les données ne sont pas transférées dans des pays hors de l’Union Européenne

 

  1. Les bases légales

De manière générale, nous utilisons les données en nous appuyant sur au moins une de ces bases légales :

Soit sur base de votre consentement

Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier.

Soit en vertu d’une obligation légale, entre autres :

o Décret du 24 juillet 1997 définissant les missions prioritaires de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire et organisant les structures propres à les atteindre ; o Arrêté du 14 avril 1994 du Gouvernement de la Communauté française relatif au contrôle de l’inscription scolaire ;

Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique

Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement  Soit parce que le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes du responsable des traitements.

 

  1. Les Données Personnelles collectées à votre sujet :

Les catégories de données personnelles concernées sont :

  • Caractéristiques personnelles,
  • Données d’identification,
  •  Données d’identification électronique,
  •  Composition du ménage,
  •  Copies de passeport, carte d’identité ou autres titres de légitimation,
  •  Données financières,
  •  Études et formation,
  •  Numéro national,
  •  Photos ou enregistrements d’images ou de sons,
  •  Profession et emploi,
  •  Régime TVA,
  •  Données concernant la santé (promotion de la santé à l’école),
  •  Origine raciale ou ethnique (statut de réfugié pour les étrangers).
  1. Finalités que nous poursuivons

En vertu des dispositions légales, nous traitons vos données dans l’objectif d’assurer « la gestion et le suivi administratif, éducatif et pédagogique de la population d’élèves ; afin d’assurer le déroulement des missions d’enseignement de l’établissement, l’organisation d’activités pédagogiques et la fourniture de flux d’informations. »

 

  1. Utilisation de caméras

Des caméras de surveillance sont placées aux endroits suivants :

  • 4 à l’extérieur du bâtiment (entrée principale, entrée éducateurs, cours de récréation)
  • 22 à l’intérieur (toutes les portes d’accès permettant l’accès au CND et dans les couloirs)

La surveillance par caméras a pour seule finalité de prévenir et détecter toute atteinte aux personnes et aux biens. Le but recherché est donc la sécurité des personnes et des biens. Seul le responsable du traitement, le Pouvoir Organisateur ou son mandataire, ont accès à ces images.

Les images sont enregistrées et sont conservées au maximum durant 1 mois.

Ces images pourront être utilisées pour identifier et Sanctionner les personnes qui seraient filmées en situation de contravention avec la législation et/ou le règlement d’ordre intérieur de notre établissement.

 

  1. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

  • Droit d’information
  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification des données
  • Dans certains cas, droit à la suppression des données
  • Dans certains cas, droit à la restriction des données Droit à la portabilité des données
  • Dans certains cas, droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

 

  1. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons les données de votre enfant au terme de sa scolarité pour une durée de 1 an, 10 ans, 20 ans ou 30 ans suivant la catégorie de données, et en respect des obligations légales. Certaines données peuvent être conservées pour une durée plus importante dans le cadre de notre traitement de données d’annuaire d’anciens élèves, sous réserve de votre consentement.

 

  1. Sécurité

Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

 

  1. Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet, partie réservée aux parents.

 

Fait à Gemmenich, le 1er septembre 2021

G. Herzet, Président de l’Organe d’Administration                                           B. Hilligsmann, Directeur du CND

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